Project Management Tools: 5 Kesalahan yang Dapat Membahayakan Bisnis Anda

By : Andik Saputra 02 March 2022


Foto oleh fauxels dari Pexels

Era Modern mendorong bisnis untuk terus berinovasi dalam mengembangkan produk atau layanan ke dunia online untuk menghasilkan revenue, mereka mencari solusi pengoptimalan bisnis yang scalable dan gesit untuk menciptakan infrastruktur operasional yang kuat. Pertumbuhan di sektor bisnis digital ini telah menyebabkan kebutuhan akan manajemen proyek untuk proses pengembangan inovasi yang lebih baik dan efisien. Untuk mencapai hal itu tentu seorang project manager memerlukan software manajemen proyek yang dapat diandalkan.

Manfaat terbesar dari produk SaaS adalah mereka mengurangi waktu operasional dan memungkinkan pemilik bisnis untuk fokus pada fungsi inti dari model bisnis. Software manajemen proyek memiliki banyak fitur yang ditawarkan, seperti alat perencanaan proyek, manajemen tugas, manajemen alur kerja, dan pelaporan tingkat lanjut meningkatkan kolaborasi dan komunikasi tim. Namun, terlepas dari potensi dampak positif dari software manajemen proyek, kecuali diterapkan dengan benar, hal itu dapat menyebabkan peningkatan kemacetan operasional dan sumber daya yang terbuang.

Baca juga!

Mau jadi Product Manager? Ini Ruang Lingkup dan Tools yang Harus Kamu Kuasai!

Berikut adalah tiga kesalahan software manajemen proyek yang harus Anda hindari jika Anda ingin memanfaatkan teknologi ini untuk perusahaan Anda.

1. Kurangnya tujuan dan tolok ukur yang jelas

Seperti yang kita tahu, produk SaaS menawarkan begitu banyak fitur sehingga sulit untuk membuatnya berfungsi dengan baik sesuai dengan tujuan spesifik bisnis Anda. Lebih baik jika Anda menggali lebih dalam tentang tools yang akan Anda gunakan dan temukan tools yang dirancang untuk niche Anda. 

Sebaiknya Anda mendaftar untuk versi uji coba beberapa produk sehingga Anda dapat menemukan yang paling cocok untuk Anda. Dan saat menguji software manajemen proyek, sebisa mungkin tools tersebut harus dapat membantu Anda, dapat dimengerti, dapat dikelola, dan memberi manfaat atau menguntungkan Anda.

2. Kurangnya prioritas proyek

Salah memilih software manajemen proyek bisa berdampak pada produktivitas yang menurun, produktivitas menurun bisa dikarenakan software manajemen proyek tidak memprioritaskan pekerjaan pekerjaan yang harus segera diselesaikan. Seringkali, anggota tim bisa asyik dengan proyek berprioritas rendah, dan proyek yang lebih penting diabaikan sementara waktu. CRM manajemen proyek dapat memungkinkan admin untuk memprioritaskan proyek dengan cara yang jelas bagi seluruh tim dalam organisasi.

Salah satu cara untuk memprioritaskan proyek Anda adalah dengan menyederhanakan alur kerja dengan komponen yang lebih kecil. Pilihlah software manajemen proyek yang memungkinkan Anda membuat komponen proyek berdasarkan input pekerjaan yang diperlukan. Anda kemudian dapat memindahkan proyek ke bagian untuk meninjau dan menyetujui pekerjaan dan mengirimkan proyek melalui dashboard yang berpusat pada klien. Pengguna juga dapat mengatur alur kerja mereka. Ini seperti memiliki departemen yang berbeda di Cloud, dan dapat diakses oleh semua anggota tim. Ingatlah untuk selalu memprioritaskan proyek.

3. Kinerja karyawan yang hilang

Meskipun menggunakan software manajemen proyek sesuai untuk karyawan internal dan pekerja jarak jauh, ada dilema pelaporan kinerja yang melekat. Kurangnya kejelasan dalam mengajukan laporan kinerja atau tidak mengetahui siapa orang yang tepat untuk berkomunikasi menimbulkan masalah. Dilema pelaporan dapat menjadi hambatan, dan perusahaan perlu mengenali, menilai, dan menghargai produktivitas karyawan.

Selesaikan masalah ini dengan menggunakan alat pelacak waktu kerja, yang berguna untuk tim jarak jauh atau Work From Home (WFH). Melalui pelacakan waktu yang ada dalam software tersebut, dimungkinkan untuk menghitung jumlah jam yang dihabiskan untuk proyek saat melakukan WFH. Anda dapat mengukur jumlah tugas yang diselesaikan dalam sebulan, atau melacak pencapaian yang sudah dicapai. Buat skala kinerja di awal setiap bulan dan sinkronkan ukuran kinerja dengan alat manajemen proyek, dan evaluasi setiap akhir bulan.

Pada akhirnya, perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda untuk melampaui sistem pelaporan kinerja tradisional.

4. Kurangnya komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah hal paling penting dari setiap proyek yang berjalan dengan baik, dan menghabiskan waktu berhari-hari tanpa berkomunikasi dengan anggota tim atau klien dapat merusak progres yang telah direncanakan, bahkan dapat membahayakan bisnis Anda. Anggota tim yang menggunakan CRM manajemen proyek tidak boleh merasa terisolasi hanya karena mereka menggunakan sistem perusahaan berbasis cloud. Panduan proyek sederhana seperti tinjauan yang dapat disampaikan, pemeriksaan status rutin, dan komunikasi tim yang lebih personal akan membantu mereka tetap termotivasi dan terlibat setiap hari.

Menggunakan software manajemen proyek tidak akan memberi Anda hasil yang 100% memuaskan. Namun, ini dapat menyederhanakan banyak proses Anda, dan selama Anda menghindari melakukan kesalahan di atas, Anda akan memiliki pengalaman yang jauh lebih baik dengan CRM.

Do you want your company to grow exponentially?
Contact us now. Consultation provided.