SaaS Sprawl: Saat Terlalu Banyak Tools Menghambat Bisnis

Software as a Service atau SaaS memudahkan perusahaan mengadopsi teknologi dengan cepat.

Tim marketing dapat menggunakan platform automation tanpa menunggu development. Sales dapat membeli CRM sesuai kebutuhan. Divisi operasional membuat workflow melalui low-code platform, sementara finance menggunakan aplikasi khusus untuk budgeting dan reporting.

Setiap keputusan terlihat efisien jika dinilai secara terpisah.

Namun, setelah beberapa tahun, perusahaan dapat memiliki puluhan bahkan ratusan aplikasi dengan fungsi yang saling tumpang tindih. Data pelanggan berada di beberapa platform, pengguna memiliki terlalu banyak akun, dan informasi harus dipindahkan secara manual agar proses lintas divisi dapat berjalan.

Kondisi tersebut dikenal sebagai SaaS sprawl.

SaaS sprawl adalah pertumbuhan aplikasi SaaS yang tidak lagi dikelola melalui strategi, ownership, dan governance yang terpusat. Masalahnya bukan sekadar jumlah aplikasi yang banyak, tetapi ketidakmampuan perusahaan memahami aplikasi apa yang digunakan, siapa pemiliknya, data apa yang disimpan, dan nilai apa yang masih dihasilkan.

SaaS membantu perusahaan bergerak cepat. Namun, ketika tidak dikendalikan, kecepatan tersebut dapat berubah menjadi biaya, fragmentasi, dan kompleksitas baru.

SaaS Bukan Masalahnya

SaaS tetap menjadi pilihan tepat untuk banyak kebutuhan.

Perusahaan tidak perlu membangun sendiri email, video conference, document collaboration, project management umum, atau aplikasi administratif standar.

Melalui SaaS, perusahaan memperoleh:

• Implementasi lebih cepat.
• Biaya awal lebih rendah.
• Maintenance ditangani penyedia.
• Pembaruan fitur secara berkala.
• Infrastruktur yang sudah tersedia.
• Kemampuan menambah pengguna dengan mudah.

Masalah muncul ketika setiap divisi membeli aplikasi berdasarkan kebutuhannya sendiri tanpa melihat arsitektur dan portofolio perusahaan secara keseluruhan.

IBM mendefinisikan SaaS sprawl sebagai pertumbuhan aplikasi SaaS yang tidak terkontrol, sehingga menciptakan biaya, risiko keamanan, dan kesulitan pengelolaan.

Artinya, tujuan perusahaan bukan menghapus SaaS. Tujuannya adalah memastikan setiap aplikasi memiliki fungsi, owner, integrasi, dan nilai yang jelas.

Bagaimana SaaS Sprawl Terjadi?

Pembelian Software Terlalu Mudah

Banyak aplikasi dapat dibeli menggunakan kartu perusahaan dan digunakan dalam hitungan menit.

Kemudahan tersebut membantu produktivitas, tetapi juga memungkinkan tim mengadopsi software tanpa melalui evaluasi IT, security, legal, atau procurement.

Aplikasi baru kemudian masuk ke dalam proses bisnis sebelum perusahaan mengetahui data apa yang telah disimpan di dalamnya.

Setiap Divisi Mengoptimalkan Kebutuhan Sendiri

Marketing ingin automation lebih cepat. Sales membutuhkan pipeline. Customer service menginginkan ticketing. Operasional membuat form dan dashboard sendiri.

Setiap tim menyelesaikan masalah lokal, tetapi perusahaan tidak memiliki desain lintas fungsi.

Akibatnya, satu pelanggan dapat memiliki identitas berbeda pada CRM, aplikasi support, sistem finance, dan platform marketing.

Software Lama Tidak Pernah Dihentikan

Perusahaan membeli aplikasi baru, tetapi aplikasi sebelumnya tetap dipertahankan karena masih digunakan sebagian tim atau menyimpan data historis.

Langganan terus diperpanjang karena tidak ada pihak yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan decommissioning.

Fitur Tumpang Tindih Tidak Terlihat

Satu aplikasi awalnya dibeli untuk project management. Beberapa bulan kemudian, perusahaan membeli platform lain untuk workflow approval. Aplikasi komunikasi juga memiliki fitur task management, sementara ERP menyediakan modul serupa.

Perusahaan akhirnya membayar beberapa platform untuk kemampuan yang hampir sama.

Shadow IT

Shadow IT terjadi ketika karyawan atau divisi menggunakan aplikasi tanpa persetujuan dan visibilitas organisasi.

Microsoft menjelaskan bahwa pertumbuhan SaaS dan penggunaan aplikasi di luar perimeter perusahaan menciptakan tantangan baru bagi visibility, data protection, dan security.

Shadow IT tidak selalu muncul karena pengguna sengaja melanggar aturan. Sering kali, mereka hanya membutuhkan solusi yang tidak dapat diberikan sistem resmi dengan cukup cepat.

Karena itu, memblokir seluruh aplikasi tidak resmi tanpa memahami kebutuhannya dapat membuat masalah berpindah ke proses manual.

Dampak SaaS Sprawl terhadap Bisnis

1. Biaya Langganan Sulit Dikendalikan

Harga setiap aplikasi mungkin terlihat kecil. Namun, biaya meningkat melalui:

• Langganan per pengguna.
• Premium feature.
• Storage tambahan.
• Add-on.
• Integrasi.
• Biaya implementasi.
• Biaya support.
• Kenaikan harga saat renewal.
• Lisensi yang tidak lagi digunakan.

Masalah terbesar sering bukan harga per aplikasi, tetapi tidak adanya gambaran total penggunaan dan nilai yang dihasilkan.

Perusahaan dapat terus membayar lisensi untuk mantan karyawan, akun tidak aktif, atau fitur yang sudah tersedia pada aplikasi lain.

2. Data Terfragmentasi

Setiap SaaS memiliki data model, identifier, dan mekanisme pembaruannya sendiri.

Data pelanggan pada CRM belum tentu sama dengan data pelanggan di finance. Status transaksi pada platform pembayaran dapat terlambat masuk ke dashboard operasional.

Fragmentasi tersebut menghasilkan:

• Input data berulang.
• Laporan yang berbeda.
• Rekonsiliasi manual.
• Kesalahan pengambilan keputusan.
• Sulit membangun single source of truth.
• Hambatan untuk analytics dan AI.

Artikel Mengatasi Silo Data membahas bagaimana sistem yang terpisah membuat perusahaan kesulitan memperoleh pandangan data yang konsisten.

3. Workflow Terputus

Satu proses bisnis dapat berpindah melalui beberapa aplikasi.

Sebagai contoh, lead masuk melalui marketing platform, dipindahkan ke CRM, dibuatkan proposal di aplikasi dokumen, diajukan approval melalui chat, kemudian dimasukkan kembali ke sistem finance.

Setiap perpindahan menciptakan risiko keterlambatan, kehilangan informasi, dan ketergantungan pada pekerjaan manual.

Software seharusnya mempercepat proses. Namun, SaaS sprawl dapat membuat karyawan bekerja sebagai penghubung antaraplikasi.

4. Risiko Akses dan Keamanan Meningkat

Semakin banyak aplikasi, semakin banyak akun, credential, permission, dan salinan data yang harus dikelola.

Perusahaan perlu mengetahui:

• Siapa yang masih memiliki akses?
• Apakah pengguna lama sudah dihapus?
• Apakah aplikasi menggunakan single sign-on?
• Data apa yang tersimpan?
• Apakah aplikasi memenuhi kebutuhan keamanan?
• Siapa yang dapat mengekspor data?
• Apa yang terjadi saat kontrak dihentikan?

NIST Cybersecurity Framework 2.0 mendorong organisasi untuk mengidentifikasi software, layanan, dan sistem yang digunakan, termasuk shadow IT dan sistem redundan.

Tanpa inventory, perusahaan tidak dapat melindungi aset yang tidak diketahui keberadaannya.

5. Pengalaman Pengguna Menurun

Karyawan harus berpindah aplikasi, mengingat banyak password, dan mempelajari interface berbeda.

Informasi yang dibutuhkan dapat tersebar pada beberapa dashboard. Pengguna kemudian membuat spreadsheet pribadi agar pekerjaan lebih mudah.

Kondisi tersebut meningkatkan risiko kesalahan sekaligus menurunkan adopsi sistem resmi.

6. AI dan Automation Sulit Diterapkan

Perusahaan mungkin ingin membangun AI assistant, forecasting, atau workflow automation. Namun, data dan aktivitas berada pada banyak aplikasi yang tidak terhubung.

AI tidak dapat memberikan jawaban konsisten jika sumber datanya memiliki definisi berbeda.

Automation juga sulit dilakukan karena setiap platform memiliki API, permission, dan batas penggunaan yang berbeda.

SaaS sprawl akhirnya menjadi hambatan terhadap AI readiness.

Tanda Perusahaan Mengalami SaaS Sprawl

Beberapa indikator yang dapat diperhatikan:

• Tidak ada daftar aplikasi SaaS yang lengkap.
• Divisi berbeda menggunakan aplikasi dengan fungsi serupa.
• Biaya langganan meningkat tanpa kenaikan pengguna yang sebanding.
• Pengguna harus memasukkan data lebih dari satu kali.
• Laporan antar-divisi menghasilkan angka berbeda.
• Mantan karyawan masih memiliki akses.
• Renewal dilakukan tanpa evaluasi penggunaan.
• Banyak workflow bergantung pada spreadsheet.
• Integrasi dibuat secara point-to-point.
• Data sulit diekspor dari vendor.
• Tidak jelas siapa owner suatu aplikasi.
• Sistem resmi sering dihindari oleh pengguna.

Satu atau dua indikator belum tentu menunjukkan masalah besar. Namun, jika pola tersebut muncul di banyak divisi, perusahaan membutuhkan application portfolio review.

Audit SaaS yang Praktis

1. Buat Application Inventory

Catat seluruh aplikasi yang digunakan, termasuk aplikasi resmi dan tidak resmi.

Informasi minimum mencakup:

• Nama aplikasi.
• Fungsi.
• Divisi pengguna.
• Owner bisnis.
• Owner teknis.
• Jumlah pengguna.
• Biaya.
• Tanggal renewal.
• Jenis data.
• Integrasi.
• Tingkat kritikalitas.

2. Ukur Penggunaan Aktual

Jangan hanya melihat jumlah lisensi yang dibeli.

Periksa:

• Pengguna aktif.
• Frekuensi login.
• Fitur yang digunakan.
• Proses bisnis yang bergantung padanya.
• Data yang tersimpan.
• Integrasi yang aktif.

Aplikasi dengan sedikit pengguna belum tentu tidak bernilai jika mendukung proses kritis. Karena itu, usage harus dinilai bersama dampak bisnis.

3. Cari Fungsi yang Tumpang Tindih

Kelompokkan aplikasi berdasarkan kategori, seperti:

• CRM.
• Collaboration.
• Project management.
• Reporting.
• Workflow.
• Document management.
• Customer service.
• AI tools.

Identifikasi apakah satu platform dapat menggantikan fungsi beberapa aplikasi tanpa mengorbankan kebutuhan utama.

4. Evaluasi Risiko

Tinjau security, data privacy, access control, vendor lock-in, dan kemampuan ekspor.

Pembahasan mengenai Vendor Lock-in Teknis dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah aplikasi mudah diganti dan apakah data tetap berada dalam kontrol perusahaan.

5. Hitung Total Cost of Ownership

Biaya SaaS bukan hanya subscription.

Tambahkan biaya integrasi, administrasi, training, pekerjaan manual, data reconciliation, dan waktu pengguna untuk berpindah antarsistem.

Pilihan Strategi setelah Audit

Perusahaan tidak harus mengganti seluruh SaaS dengan custom software.

Keputusan dapat mengikuti kerangka Build vs Buy vs Outsource.

SaaS tetap tepat untuk fungsi standar. Custom software lebih relevan ketika proses merupakan sumber diferensiasi, membutuhkan integrasi dalam, atau terus dipaksa mengikuti batas platform.

Kapan Custom Software Menjadi Pilihan?

Custom software dapat dipertimbangkan ketika:

• Workflow inti tersebar pada banyak SaaS.
• Biaya per-user terus meningkat.
• Fitur penting tidak tersedia.
• Banyak pekerjaan manual dibutuhkan untuk menghubungkan aplikasi.
• Perusahaan membutuhkan satu sumber data utama.
• Proses bisnis terlalu spesifik.
• Data dan source code perlu berada dalam kontrol perusahaan.
• SaaS membatasi skalabilitas atau integrasi.

Namun, membangun custom software tanpa assessment dapat menciptakan kompleksitas baru.

Artikel Custom Software: Investasi atau Beban bagi Perusahaan? menjelaskan bahwa custom software hanya menjadi investasi ketika menyelesaikan masalah bernilai tinggi dan memiliki ownership, scope, serta indikator keberhasilan yang jelas.

Kesimpulan

SaaS membantu perusahaan mengadopsi teknologi dengan cepat. Namun, setiap aplikasi baru menambah biaya, data, akses, integrasi, dan dependency yang perlu dikelola.

SaaS sprawl terjadi ketika pertumbuhan aplikasi lebih cepat daripada kemampuan perusahaan untuk memahami dan mengendalikannya.

Dampaknya dapat berupa biaya langganan yang membengkak, data terfragmentasi, workflow terputus, risiko keamanan, dan hambatan terhadap automation serta AI.

Solusinya bukan menghapus seluruh SaaS.

Perusahaan perlu membuat inventory, mengukur penggunaan, mengidentifikasi tumpang tindih, mengevaluasi risiko, dan memilih apakah setiap aplikasi perlu dipertahankan, diintegrasikan, dikonsolidasikan, diganti, atau dikembangkan secara custom.

Software seharusnya mengurangi kompleksitas bisnis.

Jika karyawan justru harus bekerja lebih keras untuk menghubungkan banyak tools, masalahnya bukan kekurangan aplikasi—tetapi terlalu banyak aplikasi yang tidak dikelola sebagai satu sistem.

Sederhanakan Ekosistem Sistem Bersama Crocodic

Crocodic membantu perusahaan memetakan aplikasi, workflow, data, integrasi, dan dependency untuk menentukan strategi sistem yang lebih efisien.

Melalui layanan Enterprise System Upgrade, Crocodic dapat menghubungkan sistem yang masih bernilai melalui API, mengurangi proses manual, dan meningkatkan akses lintas tim tanpa selalu mengganti seluruh aplikasi.

Untuk proses strategis yang tidak dapat dipenuhi software siap pakai, Crocodic menyediakan layanan Custom Enterprise Software yang dibentuk berdasarkan workflow, data, hak akses, dan kebutuhan perusahaan.

Jika bisnis Anda menggunakan terlalu banyak tools, memiliki data yang tersebar, atau menghadapi biaya SaaS yang terus meningkat, langkah pertama bukan langsung membeli platform baru.

Langkah pertama adalah memahami aplikasi mana yang benar-benar menghasilkan nilai dan bagaimana seluruh sistem dapat bekerja sebagai satu ekosistem.

Diskusikan strategi konsolidasi, integrasi, dan pengembangan sistem bisnis bersama Crocodic.