Guide Membuat Sistem Inventory dan Stok Barang

Tanpa adanya sistem digital, pencatatan inventory dan stok barang di sebuah perusahaan akan menjadi pekerjaan yang menyita waktu dan tenaga. Bayangkan, harus menghitung ratusan hingga ribuan stok barang dengan menggunakan kertas atau excel. Dengan ribuan data yang ada, bisa jadi ada barang yang berulang, stok yang terselip, dan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 

Manfaat sistem inventory dan stok

Jika di sederhanakan, goal yang dapat dicapai dengan sistem inventory berbasis website atau aplikasi mobile adalah efisiensi biaya operasional perusahaan. Hal tersebut bisa dicapai salah satunya jika perusahaan mampu menyeimbangkan stok barang mereka sesuai dengan kebutuhan. Menjaga stok barang sehingga tidak terjadi overstock maupun kekurangan stok. 

Overstock akan membuat kapasitas warehouse tidak mampu menampung barang, menimbulkan resiko kerusakan produk, dan hal-hal lainnya yang berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 

Begitu juga jika terjadi kekurangan stok. Kekurangan stok produk kita, maupun kekurangan stok spare part untuk mesin berpotensi menyebabkan opportunity loss, yang juga berimbas negatif bagi perusahaan. Sistem inventory mencegah terjadinya hal tersebut, dengan manfaat sebagai berikut: 

1. Penyediaan stok dan lokasi yang akurat

Jumlah barang yang masuk ke dalam inventory perusahaan adalah tantangan utama dalam pencatatan stok. Meskipun secara berkala dilakukan stock opname untuk memastikan berapa pastinya barang yang ada di penyimpanan, berpotensi menimbulkan discrepancy antara stok aktual dengan jumlah di catatan. Catatan manual akan rawan hilang, sementara dengan excel membutuhkan perhitungan dengan rumus yang berlapis-lapis. 

Dengan sistem digital, kita bisa membuat jurnal keluar masuknya barang, tracking siapa yang menggunakannya, termasuk lokasi barang. Ditambah lagi dengan menyematkan fitur search untuk tiap kategori barang, sehingga pencarian akan lebih mudah dan lebih cepat. 

2. Efisiensi pekerjaan

Perhitungan inventory dengan catatan manual atau excel tidak scalable. Semakin banyak jumlah barang dan jenisnya, maka kuantitas catatan dan ukuran file excel akan semakin besar. Dengan kuantitas catatan yang banyak, membutuhkan penyimpanan dan manajemen arsip yang tidak mudah. Sedangkan excel, semakin besar ukurannya maka kinerjanya akan semakin berat, sehingga berdampak pada pada waktu kerja yang tidak efisien. 

Dengan sebuah sistem digital, kita dapat membuat sebuah website yang berfungsi sebagai input system sekaligus stock control. Semua pekerjaan terkait dengan keluar masuk barang dilakukan pada sistem yang sama, sehingga pekerjaan akan menjadi lebih cepat dan lebih efisien. SDM kita dapat mengerjakan pekerjaan lain untuk meningkatkan produktivitasnya. Efisiensi dicapai karena ada 2 hal yang dapat dilaksanakan dengan mudah, yaitu : 

• Mempermudah pencatatan mutasi stok
• Mempermudah rekap stok per hari, per bulan

3. Pengadaan barang yang terintegrasi

Setelah selesai dengan stock control, kita juga dapat mengintegrasikan dengan sistem pengadaan barang, maupun pengiriman barang. Terkait dengan pengadaan barang, informasi terkait dengan pembelian, vendor yang menyediakan, penawaran, hingga purchase order dapat diatur sebagai bagian dari pengembangan sistem inventory.

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang retail atau penjualan, juga dapat mengimplementasikan fitur pengiriman, pelacakan barang, hingga penerbitan invoice untuk pelanggan yang didasarkan pada sistem inventory ini. 

Sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan reporting sales, sehingga tiap kunjungan sales dapat memeriksa kondisi stok terkini.

Baca lebih lanjut terkait membuat aplikasi reporting di artikel : Apa yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi reporting?

Industri apa yang membutuhkan sistem ini?

Pada dasarnya semua industri membutuhkan sistem inventory untuk mengatur aset milik perusahaan. Berdasarkan pengalaman Crocodic sebagai penyedia jasa pembuatan aplikasi dan website, ada beberapa industri yang membutuhkan sistem ini sebagai penunjang operasional mereka, sehingga keberadaannya sangat vital. Industri tersebut adalah : 

1. Manufaktur yang melakukan produksi, stock di gudang, serta pengiriman

Pada industri ini, stok barang pasca produksi harus disesuaikan dengan proyeksi permintaan customer, kapasitas warehouse, atau strategi pemasaran yang dilakukan. Tujuan adanya sistem inventory adalah memantau kondisi stok saat ini, keluar masuknya barang, termasuk dapat juga digunakan untuk tracking apabila sewaktu-waktu terjadi klaim atas kualitas barang yang kita produksi.

Beberapa fitur yang dibutuhkan adalah pencatatan batch produksi, manajemen kapasitas warehouse, manajemen stok, jadwal keluar barang, dll.

2. Perusahaan yang menggunakan banyak mesin, dengan banyak spare part

Perusahaan dengan banyak mesin tentu mempunyai stok spare part untuk mesin tersebut, guna mengantisipasi apabila sewaktu-waktu terjadi kerusakan. Guna dari sistem ini adalah mencegah perusahaan menyetok sparepart terlalu banyak atau terlalu sedikit. Apabila kurang stok, perbaikan mesin menjadi terganggu sehingga berhenti beroperasi. Apabila kelebihan stok, akan berimbas pada cash flow perusahaan yang sebenarnya dapat dialokasikan untuk hal lain.

3. Toko, distributor, atau ecommerce dengan jumlah barang yang beragam dan banyak

Dengan jumlah barang ratusan bahkan ribuan, tanpa adanya stock management system maka toko dan distributor akan kesulitan mengetahui barang apa saja yang stoknya masih ada, sudah butuh restock, hingga mengetahui apakah barang tersebut fast moving atau tidak.

Fitur apa saja yang dibutuhkan?

Ada banyak sekali fitur yang dapat diaplikasikan di sistem inventory ini. Selain itu, potensi untuk integrasi dengan sistem lain di internal perusahaan juga besar. Crocodic sebagai developer website professional selalu menyarankan untuk memulai dari kebutuhan utama. Pengembangan dapat dibagi menjadi beberapa tahap, sembari melakukan validasi terhadap kebutuhan pengguna. 

Fase 1: Minimum Viable Product (MVP)

• Manajemen Stok: Pelacakan dan pengelolaan jumlah persediaan barang.
• Pencarian dan Identifikasi Barang: Kemampuan untuk mencari dan mengidentifikasi barang berdasarkan nama, kode, atau atribut lainnya.
• Penerimaan dan Pengeluaran Barang: Pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang dengan pembaruan otomatis stok.
• Manajemen Lokasi Fisik: Pelacakan dan pengelolaan lokasi fisik dari setiap barang dalam inventaris.
• Notifikasi Stok Rendah: Fitur notifikasi atau pemberitahuan otomatis ketika stok barang mencapai tingkat yang ditentukan.
• Riwayat Pergerakan Barang: Pencatatan riwayat pergerakan barang dengan informasi tanggal, waktu, dan pengguna yang bertanggung jawab.

Fase 2: Perluasan Fungsi dan Peningkatan Kinerja

• Pelaporan Barang: Kemampuan untuk menghasilkan laporan inventaris yang mencakup informasi penting tentang stok, perubahan stok, dan nilai persediaan.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Integrasi dengan sistem lain di perusahaan, seperti sistem manufaktur atau sistem penjualan.
• Integrasi dengan pengadaan barang, untuk barang-barang yang dibeli dari luar
• Manajemen Pengguna dan Izin Akses: Pembagian akses pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab, serta kontrol akses terhadap fungsi dan data inventaris.

Fase 3: Fungsi Lanjutan dan Efisiensi Tinggi

• Pelacakan Aset: Pelacakan dan pengelolaan aset perusahaan, termasuk informasi seperti pemeliharaan, perbaikan, atau pemusnahan.
• Pengelolaan Pemesanan: Kemampuan untuk mengelola dan memantau pesanan pembelian atau pesanan penjualan terkait inventaris.
• Pembaruan Otomatis: Integrasi dengan pemasok atau sistem ERP untuk pembaruan otomatis stok atau informasi inventaris lainnya.
• Analisis dan Prediksi Stok: Fitur analitik untuk menganalisis tren, memprediksi permintaan, atau mengoptimalkan persediaan.
• Barcode/QR Code : tiap barang diberikan barcode atau QR code untuk mempermudah proses identifikasi dan keluar masuk barang.

Berapa harga pengembangan sistem inventory?

Seperti halnya pembuatan sistem custom yang lain, biaya yang dibutuhkan akan berbeda beda sesuai dengan kompleksitas website atau aplikasi yang akan dikembangkan. Sistem yang dipakai satu perusahaan juga akan berbeda dengan aplikasi perusahaan lain, sehingga harganya pasti ada perbedaan.

Sebagai referensi, biaya yang dibutuhkan untuk membuat sistem inventory dalam bentuk website custom adalah sebagai berikut : 

Pembuatan Website Inventory Custom
Biaya yang dibutuhkan untuk membuat website inventory dimulai dari 100 juta hingga lebih dari 300 juta.

Biaya tersebut dapat bervariasi tergantung dengan kompleksitas sistem, platform yang digunakan, serta fitur-fitur yang digunakan di dalam sistem. Semakin sederhana sistem yang dibuat, biaya pembuatannya akan lebih murah. Oleh karena itu, sembari mengumpulkan feedback dari pengguna sistem, kita dapat membangun sebuah sistem secara bertahap.

Karena kebutuhan tiap perusahaan berbeda, konsultasikan kebutuhan dan ide yang anda punya bersama dengan analis konsultan kami. Tanpa biaya. Kontak kami sekarang di laman : Konsultasi Gratis dengan Analis Crocodic