Image by : Reprime
Bagi Anda yang bergelut di bidang Human Resources, memiliki tools HRIS bisa mempermudah Anda dalam mengatur manajemen sumber daya, data karyawan hingga payroll. Sistem ini akan membuat kinerja Anda menjadi lebih terorganisir, efektif dan efisien. Apa saja kegunaan HRIS? Apa saja fitur-fitur yang ada di dalamnya? Berikut penjelasannya.
Apa itu HRIS?
HRIS atau Human Resource Information System merupakan software yang bertujuan untuk mempermudah proses administrasi HR. Tool ini dapat membantu HR dalam proses manajemen SDM perusahaan, mulai dari pengelolaan data karyawan, payroll, performa kinerja, rekrutmen, hingga training. Sistem ini dapat digunakan secara online sehingga data dapat diakses dimanapun saat dibutuhkan.
Fungsi HRIS
Beberapa fungsi HRIS bagi perusahaan antara lain :
- Manajemen data karyawan
HRIS dapat digunakan untuk menyimpan data-data karyawan perusahaan dalam satu cloud. Mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, kontak, hingga data kehadiran dapat diakses dengan mudah secara online.
- Rekrutmen dan seleksi
Proses rekrutmen dan seleksi umumnya cukup rumit dan panjang. Menggunakan platform HRIS bisa mempermudah HR dalam mengelola proses ini. HRIS dapat membantu HR untuk mengelola dan memantau keseluruhan tahapan seleksi, mulai dari postingan pekerjaan, pengumpulan lamaran, penjadwalan wawancara, bahkan evaluasi calon karyawan.
- Penggajian dan manajemen kompensasi
Untuk perusahaan dengan skala yang besar, tentunya akan memakan waktu lama jika mengelola payroll secara manual. HRIS dapat digunakan untuk memudahkan proses penggajian dan manajemen kompensasi. Mulai dari mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, bonus, dan lain-lain. Sistem ini bekerja secara otomatis sehingga lebih akurat.
- Manajemen kinerja
Salah satu fungsi HR yang paling krusial ada mengevaluasi performa kinerja karyawan. Dengan adanya database karyawan meliputi absensi, kehadiran, dan lainnya, HR dapat dengan mudah melakukan penilaian kinerja karyawan, memberi umpan balik dan evaluasi.
- Pelatihan dan pengembangan
Fungsi HRIS yang tak kalah penting yaitu mengelola training karyawan. HRIS dapat digunakan untuk melakukan perencanaan, pengelolaan, pemantauan program pelatihan dan pengembangan karyawan sekaligus sehingga lebih efisien.
- Manajemen absensi dan cuti
Selain menjalankan fungsi administratif, platform ini juga mempermudah komunikasi antara HR dengan karyawan lain. Karyawan dapat melakukan absensi, pengajuan pergantian shift dan pengajuan cuti secara online melalui smartphone. Nantinya HR akan memantau request karyawan dan memberikan approval melalui sistem ini.
- Pengambilan keputusan
HRIS juga menyediakan statistik terkait sumber daya manusia perusahaan. Di dalamnya, terdapat data dan laporan untuk menganalisis efisiensi SDM. Mulai dari performa kinerja, biaya SDM yang dikeluarkan, dll.
Fitur-Fitur HRIS
- Absensi kehadiran
HRIS dapat digunakan dalam manajemen kehadiran karyawan melalui fitur absensi online. Dengan adanya fitur ini, karyawan dapat melakukan presensi melalui smartphone masing-masing. Sistem ini telah terhubung dengan GPS sehingga HR dapat mengecek lokasi karyawan, baik ketika bekerja di kantor maupun remote. Selain itu, juga terdapat fitur pengajuan cuti, lembur, dan pergantian shift yang dapat digunakan untuk mengoptimasi jadwal kerja karyawan.
- Payroll atau penggajian
Biasanya, proses penggajian dilakukan secara manual sehingga memakan banyak waktu dan rentan terjadi kesalahan. Jika menggunakan HRIS, HR menjadi lebih mudah melakukan payroll karena data kehadiran karyawan telah terintegrasi dengan sistem payroll lengkap dengan biaya pengurangan seperti pajak dan lain-lain. Ada juga fitur rekapitulasi data, perhitungan otomatis dan transfer gaji secara tepat waktu ke karyawan.
- Rekrutmen karyawan
HRIS juga menyediakan fitur rekrutmen karyawan. Ini memungkinkan HR dalam mengelola dan memantau proses seleksi karyawan. Mulai dari proses penjadwalan interview, evaluasi calon karyawan, hingga onboarding
- Database karyawan
Fitur lain yang tak kalah menarik yakni database karyawan yang menyediakan informasi lengkap mengenai setiap karyawan yang bekerja di perusahaan. Ada juga fitur employee interface untuk masing-masing karyawan. Ini memungkinkan karyawan untuk memperbarui data pribadi dan mereview benefit yang diperoleh.
- Administrasi HR
Platform ini juga dapat digunakan untuk menyimpan, memproses, dan mengelola informasi karyawan dengan aman. Administrasi karyawan akan secara otomatis tersimpan di cloud sehingga mudah diakses dimanapun. Ada juga fitur pengumuman internal perusahaan sehingga informasi-informasi yang bersifat urgent bisa langsung diketahui karyawan.
Contoh HRIS
Reprime
Bagi pelaku di bidang HR, menggunakan HRIS bisa sangat mempermudah pekerjaan. Jika Anda sedang mencari HRIS untuk keperluan payroll, monitoring karyawan hingga sales, Reprime bisa menjadi pertimbangan. Reprime merupakan platform HRIS all in one dengan fitur yang lengkap, mulai dari absensi, laporan kerja, pengajuan dan approval, payroll. Dengan menggunakan layanan Reprime, Anda dapat menghemat biaya operasional HR hingga 54,56%. Kunjungi laman Reprime untuk berkonsultasi lebih lanjut.