Jika perusahaan anda mau membuat sistem reporting untuk pegawai, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, salah satunya adalah ‘goals’ dari sistem yang akan kita kembangkan. Dari pengalaman Crocodic selama 14 tahun membuat web atau aplikasi reporting, ada beberapa goals yang dimiliki oleh perusahaan. Simak artikel ini agar pengembangan sistem anda menjadi lebih mudah!
Goals Pembuatan Sistem Reporting
Crocodic mempelajari pattern goals yang ingin dicapai dari kebutuhan yang didiskusikan oleh klien kami. Beberapa goals yang dimiliki customer, serta use case nya adalah sebagai berikut :
- Monitor progress proyek dan resource yang dipakai
Salah satu goas dari sistem reporting adalah untuk melakukan monitoring progress sebuah proyek. Sistem semacam ini adalah sistem reporting standar, yang digunakan hampir di semua industri dan bidang kerja. Pada dasarnya, perusahaan ingin menggunakan sistem ini untuk memastikan bahwa progress pekerjaan dapat dipantau, agar tidak ada keterlambatan.
Pada industri seperti konstruksi, sistem ini juga dapat digunakan untuk memantau progress pembuatan bangunan, beserta dengan material yang dialokasikan dan sudah dihabiskan untuk proyek tersebut.
- Memastikan pekerjaan sesuai dengan standar
Pada kasus tertentu, ada kemungkinan tugas yang dilaksanakan oleh pegawai perusahaan tidak sesuai dengan standar yang sudah ditentukan. Sistem reporting diimplementasikan agar setiap pekerjaan sesuai dengan standar dari perusahaan, yang dibuktikan dengan upload media (foto atau video) dari hasil atau proses pekerjaan.
Biasanya goals ini dimiliki oleh perusahaan yang menyediakan tenaga outsource, teknisi, dll. Dengan adanya keharusan untuk mengupload bukti, maka kemungkinan pekerjaan tidak sesuai dengan standar dapat diminimalisasi. Bagaimana cara memastikan data yang diinput tidak dimanipulasi? baca lebih lanjut penerapan anti fake data di artikel : Mencegah Fake Data pada sistem reporting.
- Memperbaiki SLA dan kepuasan pelanggan dengan corrective dan preventive action
Memastikan kepuasan pelanggan menjadi vital bagi sebuah bisnis. Caranya adalah dengan memastikan SLA (servis level agreement) kita selalu berada dalam level tinggi. Konsep utama yang dapat dipergunakan adalah upaya pencegahan (preventive) sebelum masalah terjadi dan corrective (perbaikan) masalah yang terjadi dengan cepat.
Corrective dan preventive juga diaplikasikan dalam maintenance aplikasi atau sistem. Lebih lanjut baca di artikel : Jenis maintenance yang harus diketahui
Contoh dari goals memastikan SLA dalam level tinggi adalah sistem yang dimiliki oleh Angkasapura. Dengan aplikasi reporting yang mereka miliki, setiap aspek pengelolaan bandara distandarisasi, dan dibuatkan jadwal pelaksanaan serta sistem pelaporan yang mudah. Hal tersebut berimbas pada kepuasan pelanggan yang tinggi.
- Mengumpulkan data untuk prediksi yang akurat
Perusahaan dapat mengumpulkan insight dari laporan yang dimasukkan oleh pengguna aplikasi. Insight yang dikumpulkan tentu tergantung dari usernya.
Apabila dipergunakan oleh team sales untuk mencatat kunjungan dan pesanan dari customer, maka dalam jangka waktu tertentu akan tercipta pola kunjungan yang efektif; pola waktu pemesanan dan produk yang laku; hingga penagihan kepada customer. Pola ini yang dapat menjadi prediksi yang berguna bagi bisnis perusahaan ke depannya.
Key Feature untuk masing-masing goals
Fitur-fitur yang dapat anda adopsi ketika mengembangkan aplikasi reporting dapat dibaca di artikel : Kenapa perlu membuat aplikasi reporting?. Pada artikel tersebut juga tertera gambaran pengembangan aplikasi reporting yang dibagi menjadi beberapa fase. Hal tersebut akan sangat membantu jika perusahaan memiliki keterbatasan dalam pengembangan aplikasi, misalnya dari sisi manpower, pengetahuan, atau budget.
Sementara pada artikel ini akan membahas fitur-fitur kunci untuk setiap goals yang sudah diterakan di atas. Penting untuk memastikan fitur-fitur kunci ini dikembangkan agar goals yang kita tentukan dapat tercapai.
- Monitor progress proyek dan resource yang dipakai
Beberapa fitur kunci yang wajib ada adalah :
- Checklist pekerjaan
- Visualisasi persentase ketercapaian
- Deadline reminder
- Koneksi ke inventori
- Memastikan pekerjaan sesuai dengan standar
Fitur kunci untuk goals ini terutama terkait pencegahan manipulasi input data, sehingga bukti pekerjaan dapat terpercaya. Beberapa fitur kuncinya adalah :
- Checklist pekerjaan
- Upload media dengan anti gallery upload
- Anti fake gps
- Auto resize file/compress
- Memperbaiki SLA dan kepuasan pelanggan dengan corrective dan preventive action
Fitur kunci dari goals ini adalah terkait dengan pelaksanaan task terjadwal sebagai langkah preventif, serta kecepatan perbaikan sebagai langkah korektif. Fitur-fitur yang wajib ada, diantaranya adalah :
- Ticketing system (request perbaikan, progress pengerjaan, laporan penyelesaian)
- Check list dengan jadwal harian, bulanan
- Upload media (terkompresi)
- Mengumpulkan data untuk prediksi yang akurat
Fitur kuncinya berkutat pada kemampuan mengoleksi data dengan rapi, serta visualisasi data sehingga mudah dipahami. Untuk sistem yang digunakan oleh sales canvasing, beberapa fitur kuncinya adalah :
- Pengambilan order customer
- Integrasi dengan inventory
- Dashboard visualisasi
- Geo tag untuk visit customer, dilengkapi dengan anti fake gps
Biaya pembuatan sistem reporting
Seperti halnya pembuatan sistem custom yang lain, biaya yang dibutuhkan akan berbeda beda sesuai dengan kompleksitas platform, yaitu website atau aplikasi yang akan dikembangkan. Aplikasi yang dipakai satu perusahaan juga akan berbeda dengan aplikasi perusahaan lain, sehingga harganya pasti akan berbeda.
Sebagai referensi, biaya yang dibutuhkan untuk membuat website atau aplikasi reporting custom adalah sebagai berikut :
- Biaya pembuatan website reporting berkisar dari 50 juta hingga lebih dari 200 juta.
- Sedangkan biaya pembuatan sistem report dalam bentuk aplikasi mobile dimulai dari 120 juta hingga lebih dari 300 juta.
Biayanya juga tergantung dari platform yang dipakai, apakah Android atau iOS, atau keduanya.
Karena kebutuhan tiap perusahaan berbeda, konsultasikan kebutuhan dan ide yang anda punya bersama dengan analis konsultan kami. Tanpa biaya. Kontak kami sekarang di laman : Konsultasi Gratis dengan Analis Crocodic