Sebuah proyek secara general membutuhkan seseorang untuk mengatur tahap demi tahap. Begitu juga dengan proyek pembuatan mobile app, website, atau sistem IT. Tanpa seorang yang mengatur jalannya proses produksi, resiko pengembangan akan gagal akan menjadi besar. Seseorang dengan peranan tersebut biasanya kita sebut sebagai Project Manager.

Ruang lingkup pekerjaan Project Manager

Tujuan utama adanya project manager di sebuah proyek adalah mengatur segala sesuatu terkait dengan proses produksi, timeline atau durasi proyek, biaya pengembangan proyek, serta kualitas dari hasil akhir proyek yang akan diserahkan kepada customer atau user. 

Sesuai titlenya, project management adalah tanggung jawab utama seorang project manager. Project management adalah sebuah ilmu dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

Konteksnya dalam proyek pengembangan aplikasi, ada 3 hal yang harus dikuasai oleh seorang project manager, yaitu :

Perencanaan (Planning)

Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut.

Perencanaan juga berarti membuat Road Map pengembangan, merencanakan bagaimana sebuah aplikasi akan menyelesaikan sebuah masalah yang menjadi tujuan pengembangan di awal. Semua fitur, design, produksi, hingga maintenance dirancang oleh seorang project manager sesuai dengan tujuan awal. Seorang project manager juga mempersiapkan bagaimana maintenance untuk menunjang kinerja aplikasi, juga merancang update dan pengembangan selanjutnya akan ke arah mana. 

Pengaturan

Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. 

Sulit membayangkan ada sebuah proyek yang dijalankan tanpa adanya batasan. Batasan tersebut bisa dari waktu/timeline, biaya, atau scope pengembangan aplikasi. Oleh karena itu, seorang project manager harus dapat mengatur semua sumber daya yang tersedia, agar mampu mengembangkan proyek sesuai dengan kebutuhan, tanpa melebih batasan-batasan yang sudah ditentukan.

Pengendalian

Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan. Seorang project manager selain mengatur sumber daya dan proses produksi, juga mengendalikan kualitas hasil produksi agar dapat menjadi solusi permasalahan. 

Pada akhirnya, kinerja seorang project manager juga diukur dari keberhasilan memenuhi target yang sudah ditetapkan oleh tiap-tiap stakeholdernya. Jika di vendor pembuatan aplikasi seperti Crocodic, stakeholder yang dimaksud ada beragam. Yang paling utama tentu saja customer, karena tujuan utama pengembangan aplikasi adalah untuk menyelesaikan permasalahan yang sedang dihadapi oleh customer.

Karena begitu besarnya peranan dan tanggung jawab seorang project manager, posisi ini menjadi salah satu posisi di IT dengan bayaran yang tinggi. Data di bawah ini adalah 15 posisi dengan salary paling besar di bidang IT. 

Tools yang digunakan oleh Project Manager

Untuk menunjang project management, biasanya seorang project manager akan membutuhkan project management tools. Ada banyak sekali tools yang tersedia, dalam artikel ini kita akan membahas 5 tools favorit yang acap kali digunakan oleh project manager

• Trello

Tools dengan tampilan board dan card yang bisa ditambahkan masing-masing penanggung jawab, deskripsi dan penyematan dokumen, serta pengaturan waktu kapan harus diselesaikan. Trello dapat digunakan secara gratis, dengan pilihan update berbayar. 

Fitur-fitur yang dimiliki oleh trello diantaranya adalah : pengelompokkan tim kerja; kolaborasi dengan berbagai macam aplikasi lain seperti google drive, salesforce, dll; indikasi visual yang berubah seiring lamanya sebuah card didiamkan; serta fitur dasar seperti assign tugas, share, kolaborasi banyak pengguna.

• Asana

Asana juga merupakan sebuah tools untuk mengorganisasi task yang akan kita lakukan. Jika kita posisi kita sebagai project manager, Asana dapat digunakan untuk menambahkan PIC untuk setiap task yang sudah ditentukan deskripsi dan waktunya. Selain itu, Asana dapat digunakan untuk membuat visualisasi timeline. 

• Milanote

Tools yang satu ini adalah salah satu gratis yang dapat dimanfaatkan untuk project management. Secara tampilan dan fitur kurang lebih mirip dengan Trello, dengan tampilan model board dan card yang dapat diisi dengan task serta tagging kolega dan menyematkan note. Secara tampilan, Milanote sangat menyenangkan dan sederhana, serta mudah digunakan.

• Bitrix24

Bitrix24 menawarkan fitur visualisasi Gantt Chart yang memudahkan anggota team kita untuk memahami timeline. 

Dengan Bitrix24, project manager dapat memonitor kinerja anggota team dengan pelacakan waktu kerja, pengambilan presensi online, waktu penyelesaian tugas, dll. 

Bitrix24 dapat digunakan secara gratis, hanya saja terbatas pada penggunaan 5 GB pertama.

• Google sheet 

Yang terakhir adalah tools sejuta umat, google sheet. Tools ini dapat digunakan hanya dengan modal email google. Kelebihan dari tools ini adalah akses yang sangat mudah, serta fleksibilitas penggunaan. Kita bisa membuat seluruh penugasan dan visualisasi timeline proyek kita di dalam tools ini. Integrasi dengan aplikasi lain pun sangat baik. Kekurangannya adalah penggunanya harus mempunyai pemahaman terkait dengan “rumus-rumus” yang dibutuhkan, oleh karenanya untuk mencapai potensi maksimalnya dibutuhkan waktu untuk mempelajari “rumus” yang kita butuhkan.