Diskusikan dulu atau segera ambil keputusan?

Dua pilihan diatas sering dihadapi Project Manager saat bertemu langsung dengan Client. Seperti yang sudah kita ketahui keputusan terbaik adalah keputusan yang didukung oleh anggota team, ini karena hasil keputusan berdasarkan masukan lebih dari 1 orang. Di sisi lain pengambilan keputusan dengan berdiskusi akan lebih memakan waktu lebih lama. Kita ambil contoh perusahaan Mobile Apps Development, Project Manager harus berdiskusi dulu dengan Team System Analyst, Team Engineer, Team Designer dan juga Team Tester. Kami tunggu keputusannya pak…!, Pimpinan kami minta info segera…!, Gmn pak…?. Begitulah kira-kira dilema yang selalu membayangi Project Manager

Tidak bisa dipungkiri dalam proyek pengembangan Aplikasi Mobile Android maupun iOS penuh dengan masalah sebagai konsekuensi atas kompleksitasnya dan banyaknya ketidakpastian yang terkandung di dalamnya. Sebagai Project Manager tentu harus mampu untuk mengambil keputusan yang tepat atas setiap masalah yang dihadapi

Persoalan yang muncul adalah bahwa dalam mengambil keputusan yang tepat dibutuhkan informasi yang memadai. Project Manager juga perlu mendapatkan alternatif-alternatif keputusan yang tersedia sebelum menentukan salah satu di antaranya. Lalu agar keputusan yang diambil dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh anggota tim, mereka mensyaratkan secara psikologis ikut dalam proses pengambilan keputusan tersebut.

Adapun kelebihan pengambilan keputusan secara diskusi dibandingkan keputusan individu atau oleh Project Manager itu sendiri adalah sebagai berikut:

1. Memberikan informasi yang lebih lengkap. Ingatlah bahwa dua kepala lebih baik satu kepala. Lebih banyak kepala tentu lebih baik. Kelompok akan memberikan keragaman sudut pandang dan pendapat ke proses keputusan yang tidak dimiliki oleh seorang individu.
2. Menghasilkan lebih banyak alternatif. Karena kelompok mempunyai informasi yang jumlahnya lebih besar dan lebih beragam, kelompok dapat mengidentifikasikan lebih banyak alternatif solusi dibanding dengan individu.
3. Meningkatkan penerimaan solusi. Banyak keputusan yang gagal setelah pilihan akhir dibuat karena orang tidak mau menerima solusi itu. Anggota-anggota kelompok enggan menentang atau meremehkan keputusan yang penyusunnya mereka sendiri.

Di samping memiliki kelebihan seperti yang telah dijelaskan di atas, pengambilan keputusan secara diskusi juga memiliki kelemahan, yaitu:

1. Membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Dikarenakan dalam pengambilan keputusan kelompok terjadi proses penyatuan pendapat yang kadang tidak selesai dalam satu kali rapat, maka dibutuhkan waktu yang lebih banyak dalam pengambilan keputusan dengan kelompok.
2. Dominasi minoritas. Kelompok belum tentu terdiri atas anggota yang setingkat atau dalam range yang kondusif dalam pengambilan keputusan. Perbedaan jabatan dan status serta pendidikan dan pengalaman atas masalah yang dihadapi menciptakan peluang dominasi. Minoritas yang dominan dan vokal sering dapat mempengaruhi keputusan yang dibuat walau itu bukanlah keputusan yang terbaik.
3. Tekanan untuk menyesuaikan. Ada tekanan untuk menyesuaikan dengan kelompok yang menghasilkan gejala yang disebut sebagai pemikiran kelompok, yaitu jenis kesesuaian yang berupa anggota-anggota kelompok menahan pendapat yang berbeda atau yang tidak populer agar tampak ada kesepakatan. Pemikiran kelompok tersebut tentu akan menggerogori pikiran kritis kelompok itu dan pada akhirnya hanya menghasilkan keputusan yang tidak jitu.
4. Tanggung jawab yang ambigu. Anggota-anggota kelompok berbagi tanggung jawab, tapi tidak jelas siapa yang sebenarnya yang bertanggung jawab.

Project Manager lalu menyimpulkan cara yang tepat dalam mengambil keputusan berdasarkan tabel di bawah ini: